Skargi

Procedura

Informacje ogólne

Przedstawiciele władz lub państw członkowskich, firm, jednostek certyfikujących i osoby fizyczne mają prawo wyrazić swoje niezadowolenie z KZR INiG w jakiejkolwiek dziedzinie jego działalności. Skarga może również dotyczyć działalności jednostki certyfikującej upoważnionej przez KZR INiG lub uczestników KZR INiG.

KZR INiG zwraca szczególną uwagę i dokłada wszelkich starań, aby każda skarga była rozpatrzona w rzetelny, bezstronny i dokładny sposób. W związku z tym decyzja rozstrzygająca skargę lub odwołanie jest podejmowana, lub przeglądana i zatwierdzana, przez osobę/osoby niezwiązane z działalnością certyfikacyjną związaną ze skargą lub odwołaniem. Aby zapewnić brak konfliktu interesów, personel (w tym osoby działające na stanowiskach kierowniczych), który świadczył doradztwo dla klienta lub był zatrudniony przez klienta, nie może brać udziału w przeglądaniu lub zatwierdzaniu rozstrzygnięcia skargi lub odwołania dla tego klienta przez okres dwóch lat po zakończeniu doradztwa lub zatrudnienia.

Jak złożyć skargę

Wszystkie skargi powinny być składane na piśmie z szczegółowym opisem w formie oficjalnego listu lub e-maila zawierającego dane kontaktowe i dowody. Skargę należy przesłać do Biura Systemów Certyfikacji Biomasy:

INSTYTUT NAFTY I GAZU – Państwowy Instytut Badawczy

Biuro Systemów Certyfikacji Biomasy

ul. Bagrowa 1, 30-733 Kraków
e-mail: system.kzr@inig.pl

Przebieg skargi

Rejestracja skargi i przekazanie jej Przewodniczącemu Rady Systemu KZR INiG
Każda skarga jest rejestrowana. Jeśli skarga dotyczy działalności Biura Systemu Certyfikacji Biomasy i może być uwzględniona, personel Biura podejmuje odpowiednie działania niezwłocznie. W innych przypadkach skarga jest przekazywana niezwłocznie Przewodniczącemu Rady Systemu KZR INiG.
Biuro Systemu Certyfikacji Biomasy prowadzi rejestr wszystkich skarg badanych przez Komitet. KZR INiG przekazuje zestawienie tych skarg Komisji Europejskiej w ramach rocznego procesu raportowania.
Powołanie Komitetu
Przewodniczący powołuje Komitet. Komitet składa się z trzech osób: dyrektora Instytutu Nafty i Gazu oraz dwóch członków Rady, jednakże członkowie nie mogą reprezentować ani jednostki certyfikującej, ani podmiotów certyfikowanych. W razie potrzeby Komitet może konsultować się z zewnętrznymi ekspertami (w zależności od charakteru skargi). W każdym przypadku zarówno Komitet, jak i eksperci deklarują na piśmie brak konfliktu interesów.
Rozpatrzenie skarg
Komitet rozpoczyna rozpatrywanie skargi nie później niż 14 dni od jej otrzymania.
Skarga jest analizowana i badana przez Komitet, a następnie podejmowane są odpowiednie działania. Ustalenia i rekomendacje zawsze podlegają głosowaniu przez członków Komitetu. Ostateczna decyzja powinna być podjęta nie później niż 90 dni od złożenia skargi. Składający skargę jest informowany o postępach rozpatrywania odwołania i ma prawo do anonimowości. KZR INiG ma prawo żądać od zaangażowanych stron dodatkowych informacji i dokumentacji.
Ustalenia z badania skarg
Ustalenia z badania skargi, w formie rekomendacji, są przekazywane (w formie pisemnej) do Biura Systemów Certyfikacji Biomasy w celu podjęcia odpowiednich działań oraz do składającego skargę. Skarga może również być powodem rozpoczęcia wewnętrznych procedur monitorowania.
Zakończenie procesu skargi
Proces (w tym dane kontaktowe) rozpatrywania skarg składanych przez strony trzecie jest umieszczony na stronie internetowej KZR INiG.